Rollenklarheit: Wie du mit Erwartungen von oben und unten umgehst

Dein Team erwartet etwas von dir. Deine eigene Führungskraft auch. Dazu Kolleginnen und Kollegen, andere Bereiche, vielleicht Kundinnen und Kunden. Nicht alle Erwartungen passen zusammen. Wer seine Rolle nicht klärt, versucht es allen recht zu machen und wird zwischen den Erwartungen zerrieben.

Die Sandwich-Position

Als Führungskraft hast du Einfluss nach oben und nach unten. Das finde ich das Schöne an der Rolle. Gleichzeitig ist es die Herausforderung, denn du sitzt dazwischen. Manchmal möchtest du dich nicht von oben einspannen lassen. Manchmal musst du Entscheidungen vertreten, die du selbst nicht getroffen hast.

Zwei Fragen helfen:

In welchem Rahmen darf ich führen? Welche Entscheidungen liegen bei mir? Welche Mittel habe ich zur Verfügung? Wo brauche ich Rücksprache? Je klarer dieser Rahmen ist, desto sicherer führst du.

Wie spiegle ich zurück? Wenn sich etwas verändert, gib es in beide Richtungen weiter: „Wir haben diesen Rahmen festgelegt. Jetzt passiert Folgendes. Wie gehen wir damit um? Wo müssen wir nachsteuern?“ Diese offene Kommunikation nach oben und nach unten ist unheimlich wichtig.

Funktion und Rolle sind nicht dasselbe

Deine Funktion steht im Organigramm: Teamleitung, Abteilungsleitung. Deine Rollen sind vielfältiger. Du bist vielleicht Entscheiderin, Coach, Fachexpertin, Sprachrohr des Teams nach oben, Vermittler zwischen Bereichen. In jeder Rolle erwarten andere Menschen etwas anderes von dir.

Rollenklarheit heißt, sich bewusst zu machen:

• Was ist meine Funktion, und welche Rollen gehören dazu?
• Was erwarten die verschiedenen Personen und Bereiche im System von mir?
• Welche Erwartungen passen zusammen, welche nicht?
• Über welche Erwartungen müssen wir sprechen?
• Wo braucht es eine Entscheidung, damit ich klar bin und klar bleibe?

Der Rollen-Canvas

Ein Rollen-Canvas macht dieses komplexe System auf einer Seite sichtbar. Ich arbeite ständig damit, mit neuen Führungskräften genauso wie mit Teams. So ist er aufgebaut:

So arbeitest du mit dem Canvas

1. Füll ihn zuerst allein aus. Wie siehst du deine Rolle und die Erwartungen an dich?
2. Prüfe ihn im Gespräch. Frag dein Team und deine Führungskraft: Stimmt das? Was fehlt?
3. Kläre die Spannungsfelder. Manche lassen sich besprechen, für manche braucht es eine Entscheidung von oben.
4. Schau regelmäßig wieder drauf. Rollen verändern sich, besonders in Veränderungsprozessen.

Schon das Aufschreiben bringt oft viel Klarheit. Und es ist eine gute Grundlage für Gespräche nach oben und nach unten.

Auch im Team hilft Rollenklarheit

Der Canvas funktioniert nicht nur für Führungskräfte. Wenn im Team unklar ist, wer wofür zuständig ist, entstehen Doppelarbeit, Lücken und Konflikte. Ein gemeinsamer Workshop, in dem jede Person ihre Rollen beschreibt und die anderen ergänzen, klärt oft mehr als jede Stellenbeschreibung.

Wie wichtig Rollenklarheit gerade am Anfang einer Führungsrolle ist, beschreibe ich im Artikel Neu in der Führungsrolle.

Häufige Fragen

Was ist Rollenklarheit?

Das Wissen darüber, welche Rollen ich habe, was andere von mir erwarten, was ich entscheide und wo Erwartungen kollidieren. Fehlt sie, entstehen Doppelarbeit, Lücken und Konflikte.

Was ist ein Rollen-Canvas?

Eine einseitige Übersicht über Zweck der Rolle, Anspruchsgruppen, deren Erwartungen, die eigenen Erwartungen, den Entscheidungsrahmen und offene Spannungsfelder.

Wie gehe ich mit der Sandwich-Position um?

Den eigenen Entscheidungsrahmen klären und Veränderungen offen in beide Richtungen zurückspiegeln: Was ist passiert, wie gehen wir damit um, wo müssen wir nachsteuern?